¿Qué es el To-Do List y para qué sirve?

 

Es una lista que contiene cualquier tarea o actividad que debas hacer dentro de un plazo de tiempo concreto.

Sirve para organizar nuestro día de forma que sepamos exactamente qué tenemos pendiente y cuál es el orden de prioridad de esas tareas.

 

 

Es una herramienta muy versátil que se puede utilizar tanto para las tareas del hogar como con fines laborales, es decir que es aplicable a muchos niveles.

 

 

La elaboración de esta lista de ‘To-Do’ varía según que tan complejo sea el proyecto o la tarea, es decir, será simple si se trata de exponer en ella las tareas del hogar y más compleja si la necesitamos para un gran proyecto a nivel empresarial.

 

La base de este método es mantener el control, definir nuestros objetivos, conocer la prioridad de lo que debemos hacer y evitar que las cosas urgentes ‘se pierdan’ entre las mil cosas que tenemos que hacer cada día; puesto que nos permite visualizar lo que tenemos por delante.

 

Un punto genial de esta lista es que al ir marcado las tareas completadas nos sirve como motivación puesto que vamos viendo nuestro progreso hacia la meta fijada y eso nos anima a seguir avanzando hasta conseguir nuestro objetivo.

 

El contrapunto de su gran utilidad es que un To-Do List que se hace mal genera frustración.

 

 

SIGAMOS…

 

Esta herramienta sirve para llevar el control de todo aquello que queramos, para generar una rutina, para cualquier tipo de proyecto en el hogar o en el trabajo, para un trabajo en equipo, para crear una lista de la compra o para organizar nuestro día a día, la única ley inquebrantable es hacerlo de la manera correcta.

 

Hay que tener en cuenta que el plan no es saturarte y hacer una biblia de cuadritos por marcar, la idea es tener el control y mantener la organización, no volverse más loc@s.

 

Otro punto, es el formato, no tiene porqué ser en papel, puede ser digital o, como en mi caso, medio y medio por así decirlo, te lo explicaré más abajo. Lo que si me gustaría sugerir antes de seguir, es usar el papel y otros artículos de papelería de forma responsable y sostenible, más abajo dejo algunos tips para conseguirlo.

 

 

 

‘COSAS QUE NO FUNCIONAN PARA ELABORAR UN TO-DO LIST’

 

Tras mucho tiempo utilizando este método me he dado cuenta de que hay algunas cosas que hacen que la lista sea peor que el caos y quiero compartir contigo:

 

• • La primera (sin lugar a dudas) es una lista excesivamente saturada, con demasiados puntos o con tareas que no están al alcance.

 

• • No saber cuanto tiempo nos puede conllevar realizar una tarea, también nos evoca al fracaso.

 

• • Olvidar las prioridades, aquellas tareas pendientes y urgentes deben aparecer y estar correctamente organizadas.

 

• • No conocer las subtareas que estén relacionadas con lo que exponemos en la lista (Por ejemplo: ‘limpiar casa’ puede implicar barrer, fregar, quitar el polvo, limpiar los cristales, poner una lavadora, tender la ropa, etc.)

 

• • No organizar según el contexto de cada tarea (Por ejemplo: si en la lista aparece preparar la comida, puedes aprovechar mientras la haces para organizar la nevera o sacar los platos del lavaplatos)

 

• • No temporizar los elementos de la lista, en el sentido de ponerles fecha y hora (no hace falta que sea perfectamente exacta, puede determinarse como por la mañana o por la tarde y aquello que quede pendiente hoy por cualquier imprevisto hacerlo mañana o considerar un período para realizar una tarea como entre el viernes y el domingo)

 

• • Juntar el fin de una tarea con el inicio de otra si dejar ningún tipo margen (puede que necesites ir al baño pero según la temporización si vas, ya empiezas la tarea tarde)

 

• • No tener en cuenta los imprevistos (como un atasco, encontrar a alguien por la calle o como decíamos ir a baño)

 

• • Hacer primero lo que queremos y no lo que establecimos.

 

 

 

‘COSAS QUE SI FUNCIONAN PARA UN TO-DO LIST’

 

Tras mucho tiempo utilizando este método me he dado cuenta de que hay algunas cosas que hacen que la lista sea peor que el caos y quiero compartir contigo:

 

• • Separar tareas en listas diferentes, que tengan un contexto, que tengan algún tipo de relación y que estén temporizadas. Esto nos ayudará a no ver listas ni bíblicas ni incompletas.

 

• • Dejar un margen de unos 5 minutos como mínimo entre tareas, por si nos atrasamos, surgen imprevistos, necesitamos ir al baño o nos llaman nuestros familiares para preguntarnos como estamos.

 

• • Considerar que las tareas nos van a ocupar más tiempo del que pensamos, de esta forma siempre podemos tomarnos unos minutos para estirar las piernas o empezar antes otras tareas, si hemos terminado la anterior antes de lo que pensábamos, pero de lo contrario no se nos descuadrará todo el programa.

 

• • Es mejor (aunque sin excederse) poner más subtareas que abarquen realmente todo lo necesario que ahorrarse concretarlas (porque ya sabemos que ‘lo que sea’ va con ‘lo que sea’) y luego olvidarse o no temporizarlo de forma correcta.

 

• • Si es necesario, describir bien la tarea que se va a hacer evitando abreviaciones.

 

• • Las tareas o puntos prioritarios siempre lo más arriba posible, si es posible las primeras.

 

• • Marcar cada punto completado en cuanto nos sea posible.

 

 

 

HABLEMOS DE MÍ

 

‘El to-do list en mí caso, es una herramienta básica a diferentes niveles, a lo largo y ancho de mi día a día.’

 

Aunque hay quienes prefieren utilizarlo sólo en algunos aspectos o en determinados contextos y cada uno debe elegir lo que mejor le funcione, para mí es la llave maestra de mi organización.

 

Aunque la base es la misma, tener una lista organizada, hay diferentes formas de utilizar la idea del To-Do List, desde los recordatorios del móvil, hasta el postit, pasando por las agendas, blocs de notas, apps y pizarras de todo tipo.

 

 

 

¿Qué método utilizo?

 

Para mí es muy importante que cada cosa tenga su lugar y que, además sea funcional y bonito por lo que utilizo diferentes tipos de lista y distintas formas de utilizarlas, así como varios soportes.

 

La herramienta básica de mis mañanas es lo que llamo el To-Do List diario. Como he comentado en otros post yo soy del Club de las 5am por lo que mi momento de hacer el To-Do List del día es a primera hora de la mañana, pero puedes hacerla la noche anterior o en el momento que te funcione.

 

Para este formato utilizo una pequeña pizarra blanca, eso me permite plasmar todos los puntos y organizarlos para después pasarlos en orden y agrupados, a mi tableta.

 

 

Con las tareas del hogar y todo lo relacionado con ellas, que son estáticas, es decir que se repiten diaria, semanal o mensualmente, tengo un portafolios con fundas de plástico y utilizo hojas impresas, de este modo puedo marcarlas con un rotulador de los de pizarra y luego borrarlo para usarla de nuevo cuando es necesario, además tengo siempre un mínimo de tres huecos en blanco con su correspondiente casilla por si me hace falta añadir algo extra.

 

 

 

En este formato tengo diferentes categorías:

 

En la primera hoja aparecen las tareas del hogar que hago cada día separadas por mañana – tarde – noche.

 

La segunda contiene aquellas tareas que son semanales y lo divido por días.

 

La tercera contiene aquellas tareas que son mensuales, trimestrales o anuales y la separo por meses, en esta también constan puntos como facturas, impuestos, revisiones técnicas o cosas por el estilo.

 

La cuarta hoja la dedico a listas de la compra fijas, es decir, las que están relacionadas con productos básicos, de higiene y de limpieza

 

 

 

Esta carpeta de tareas del hogar es mi forma de seguir siendo analógica pero respetuosa con el medioambiente.

 

 

Además para mi es más visual en este formato. Al ser cosas únicamente del hogar, siempre la tengo en el mismo sitio y a mano, lo que también ayuda a que el resto de habitantes de la casa marquen las casillas correspondientes de forma que siempre sabemos todos que está pendiente y que no hace falta repetir.

 

Por otra parte tengo también un apartado donde aparecen posibles menús semanales, con posibles me refiero a que no siempre lo sigo al pie de la letra, solo es un documento en el que tengo todas las posibles comidas, desayunos y cenas, y elijo según lo que tengo en la nevera, según el día, etc.

 

Todas estas listas las tengo unificadas en un documento digital de mi tableta, de esta forma tengo todos los puntos del día y la semana como si fuera un calendario, esto me permite tenerlo todo siempre a mano y marcar los completados o añadir pendientes siempre que lo necesite.

 

 

 

Alguien estará pensando ‘que forma de duplicar la faena’, en realidad no.

 

Mi truco es que aquellas listas que ya están, por ejemplo, en la carpeta de hogar, aparecen en un solo punto, es decir, dentro de mi To-Do List diario aparece ‘casa mañana’, ‘casa tarde’, ‘limpieza’, etc. en vez de todos los puntos asociados a esta lista, de esta forma no saturo de los mismos puntos la lista diaria.

 

La ventaja que veo en esto es que me permite reescribir, modificar, añadir o quitar sin gastar papel y sin tachones feos, también puedo consultar tareas de otros días o semanas, llevar un registro, ver que días no completé algunas tareas, la última vez que hice algo, etc.

 

Así puedo valorar que cosas me funcionan y cuales debo mejorar. (Debo confesar que este punto, al principio me ayudó mucho a no saturarme de cosas y a concretar las temporizaciones y los días de las tareas, ahora ya no necesito hacer cambios pero sigue siendo una buena herramienta a la hora de organizarme cuando hay imprevistos o cambios de rutinas).

 

 

 

To-Do List y Bullet Journal

 

El Bullet Journal es, de forma muy básica, la agenda de toda la vida, combinada con un diario personal, personalizada y hecha a tu medida. En él, es frecuente que aparezcan los To-Do List, entre muchas otras cosas.

 

En mi caso, aunque me parece otra herramienta genial, no dispongo de tanto tiempo y creatividad como para tener uno que me guste y me funcione.

 

Mi forma de llevar mi ‘diario’ es a través del registro del To-Do List que llevo en mi tableta.

 

Más allá de las tareas, tengo un espacio reservado para añadir comentarios sobre lo que he hecho, si he salido a comer fuera, si he visto a algún familiar o amigo, si ha pasado algo, como me he sentido ese día, etc.

 

 

 

♣♣♣♣♣♣♣♣♣♣♣♣♣

 

 

ANTES DE FINALIZAR ESTE POST, QUIERO RECALCAR LA NECESIDAD DE SER RESPETUOSOS CON EL MEDIO AMBIENTE.

 

 

Es evidente que cada uno tenemos que organizarnos de la forma que mejor nos funcione, que se adapten a nuestro estilo y necesidades lo que conlleva usar los medios que nos resulten más útiles para ello.

 

PERO, debemos recordar que solo tenemos un planeta y es nuestra obligación cuidarlo y tratarlo lo mejor posible. 

 

Si tenemos hojas impresas a una cara que no se van a usar, cuadernos antiguos, partes de hojas sin usar, etc. podemos y debemos usarlas para otros fines antes de tirarlas sin más.

 

En el artículo Reciclando Papel puedes encontrar ideas para crear tu propia agenda, blocs para el to-do list o listas de la compra, etc. con papel reciclado, de forma sostenible y respetuosa.

 

Es muy importante cuidar del planeta y, usar el papel de forma sostenible y responsable, es una forma de conseguirlo.

 

 

 

⇓       ⇓      ⇓

 

 

 

PARA ELLO, TE DEJO ALGUNOS CONSEJOS

 

• • Antes de comprar nada valoremos de forma responsable si de verdad hace falta o si hay alguna cosa que ya tengamos que puede servir al mismo fin.

 

• • Todas esas libretas y agendas a medio llenar que tenemos por casa, pueden ayudarnos a crear un producto nuevo que sirva para lo que necesitamos (además algunos son mejores y más chulos que los que podemos encontrar en una tienda y al hacerlos nosotros tienen exactamente lo que necesitamos)

 

• • Cuando imprimamos, que sea sólo cuando es imprescindible, e intentemos hacerlo siempre a doble cara o incluso a dos hojas por cara de forma horizontal (cuando es posible), y todas aquellas que no salen bien, reutilicémoslas para otros fines.
• • Las pizarras, el papel plastificado o las herramientas digitales son grandes alternativas al papel (yo las utilizo a diario como te he explicado en este post)

 

• • Si realmente nos hace falta usar papel, que tengan el certificado Ángel Azul o el FSC 100%, nos garantiza que son producto de una gestión sostenible de bosques y personas que trabajan en este sector.

 

• • Cuando finalmente nos deshacemos del papel debemos hacerlo siempre en el contenedor azul, en los casos de recogida puerta-puerta, sacarlo el día que toca y a poder ser en una caja de cartón o una bolsa de papel, que no contengan ningún otro tipo de basura.

 

 

 

¿Y TÚ? ¿CÓMO TE ORGANIZAS?